La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, estableció la obligatoriedad del uso del formato electrónico y la vía telemática para proceder a la legalización ante el Registro Mercantil de los libros societarios. En el año 2015, la Dirección General de Registros y del Notariado dictó dos Instrucciones (de 12 de febrero y de 1 de julio de 2015) al objeto de establecer los principios básicos y las reglas de procedimiento para la legalización de los libros. Conforme al criterio de dicha Dirección General expuesto en dichas instrucciones, para los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015, los libros deben llevarse en formato electrónico y presentarse telemáticamente para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de ejercicio (esto es, hasta el 30 de abril de 2016).
Sintetizamos a continuación qué acciones habría que realizar al respecto:
- Antes del 30 de abril de 2016 (inclusive) debe enviarse al Registro Mercantil telemáticamente una copia escaneada de las actas firmadas por la Junta General –o en caso de unipersonalidad, de las actas de consignación de decisiones del Socio Único- y, en su caso, del Consejo de Administración, que se hayan celebrado en el ejercicio 2015 -así como, en su caso, los cambios en la titularidad de las participaciones o acciones, los gravámenes (p.ej., prenda) constituidos sobre las participaciones o acciones de la sociedad y/o los nuevos contratos con el socio único, correspondientes al año 2015-.
- Es necesario proceder al cierre de los libros en formato papel. Para ello, es necesario que el Secretario del Consejo con el Visto Bueno del Presidente (en caso de Consejo de Administración), o, según sea el caso, el Administrador Único, los Administradores Mancomunados o cualquiera de los Administradores Solidarios, firme/n una certificación de cierre de los libros en formato papel (que se enviará escaneada junto con el primer envío telemático que se realice). Asimismo, resulta recomendable a nivel interno realizar una diligencia de cierre en los correspondientes libros en papel.
En relación con la preocupación sobre la confidencialidad de la información contenida en los libros que, en el último año, ha suscitado esta obligación de legalización telemática de los libros en el Registro Mercantil, os indicamos que, de acuerdo con las instrucciones de la DGRN:
- Es posible remitir encriptados los ficheros. El programa informático Legalia desarrollado por el Registro tiene está funcionalidad.
- Los ficheros informáticos no quedan sujetos a publicidad legal o registral (esto es, los terceros no tienen acceso a dicha información).
- El Registro no conserva en su archivo el contenido del fichero informático (únicamente retiene el “hash” o algoritmo generado por el fichero).
- El Registrador es responsable de borrar los ficheros temporales una vez realizada la legalización.
La presentación telemática se realiza a través de la página web del Registro Mercantil (www.registradores.org).
Antonio García Lapuente
Socio
antonio.garcial@cuatrecasas.com
